Skip to main content

Flores.nl helpt VU bij implementatie The Raiser's Edge/NXT

Sinds 1 januari 2021 heeft de Vrije Universiteit (VU) de Dienst Universitaire Relaties en Fondsenwerving (DURF) opgericht, waarin de teams voor Fondsenwerving, Alumnirelaties, Maatschappelijke Profilering, VUvereniging en A Broader Mind for Business zijn ondergebracht. Om relatiemanagement en fondsenwerving mogelijk te maken is uiteraard een goed functionerend CRM-systeem van essentieel belang. Hoewel de VU beschikt over een CRM-systeem was hierover geen volledige tevredenheid; dit systeem is vooral ingericht op onderwijsmarketing. 

De gebruikte software voor alumnibeleid en fondsenwerving valt onder de noemer Contact Relationship Management (CRM). Niet elk CRM is hiervoor geschikt, met name fondsenwerving vereist doorgaans de meest geavanceerde functionaliteiten en workflow. Zo is met bijvoorbeeld Salesforce CRM niet zonder meer fondsenwerving te bedienen. En al biedt dit pakket mogelijkheden voor aanpassingen of ‘customisations’, uitbreidingstrajecten lopen in de praktijk vaak uit in tijd en budget. Voor geavanceerde gebruikers als alumni officers en fondsenwervers is het zeer tijdrovend en inefficiënt om gedetailleerd te beschrijven wat hij of zij nodig hebben, zonder te verzanden in uitgebreide en gedetailleerde scoping en discussies over de inrichting van functionaliteiten. VU heeft daarom een andere tactiek gevolgd: kijk wie er tevreden is en projecteer die optie op de Vrije Universiteit en bepaal dan of het een goede keuze is. Flores heeft actief bijgedragen aan het opstellen van het advies voor het CvB (waarin More Partnership de lead had) over hoe een CRM te selecteren en te implementeren. 

Uiteindelijk is de keuze gevallen op het pakket The Raisers Edge / NXT van de softwareproducent Blackbaud, wereldmarktleider op het gebied van software voor fondsenwerving. Logischerwijs werd Flores na het advies gevraagd ook een rol te spelen in de operationele uitvoering. Flores.nl heeft met Blackbaud al ruim 15 jaar in verschillende trajecten samengewerkt op het gebied van implementatie (Universiteit van Amsterdam, Aid to the Church in Need (ACN), Universiteit Utrecht, TU Delft, Rijksuniversiteit Groningen), maar ook op het vlak van data-integratie (zie https://hello.blackbaud.com/konektis-online.html). 

Flores is gevraagd een actieve rol te spelen bij de implementatie en configuratie van het The Raisers Edge (TRE) en NXT en doet dat met veel genoegen vanaf begin 2021. Onze rol hierin bestaat uit: 

  • Inregelen van toegangsbeheer, zoals het aanmaken van accounts, toekennen van NXT- en TRE-rollen aan accounts, beheren van Rollen, zowel in NXT als TRE 
  • Het managen van de Data integriteit, zoals het beheren en toezicht houden op juist gebruik van Constituent Codes (dit is een essentieel onderdeel van het TRE-beheer) off het ontwikkelen van controle Queries (en ‘Global changes inrichten’) om data-fouten op te lossen. 
  • Ondersteuning bieden bij mailings en Events. Voor het versturen van (grote) mailings (bijv. in het kader van Events, zoals Opening Academisch Jaar of Dies Natalis) is voor het verkrijgen van reacties van (bestaande en nieuwe) constituents het product JOT-forms ingezet. Hierin zijn al enkele tientallen formulieren actief. De DBA moet vervolgens de (verbeterde) gegevens (terug)importeren naar de database 
  • Er zal een gegevens-broker worden ingericht om studentengegevens (afgestudeerden, of aankomende alumni) uit het studentensysteem (SLCM) naar TRE te brengen. 
  • Implementatie van een gegevens-broker met het HRM systeem (SAP Success Factors) is essentieel om nieuwe en updates van medewerkers van de VU in TRE te krijgen. 
  • Zolang de brokers met SLCM en Success Factors nog niet zijn geïmplementeerd zullen frequente updates van gegevens uit Selligent worden gebruikt. 
  • Mogelijkerwijs zullen ook imports uit andere systemen, zoals Hora Finita (promovendi) of Promptus (LAW) worden uitgevoerd. 

Regelmatig zal vraag uit de organisatie komen om exports van gegevens te verzorgen. Zolang VU-gebruikers nog niet zelf hun selecties kunnen maken (in NXT is dat beperkt, en voor de meeste gebruikers is TRE te complex) zal dat door de DBA worden gedaan. Waarschijnlijk zullen steeds meer advanced gebruikers (die ook in TRE komen) vragen kunnen opvolgen. Daarnaast biedt Flores ondersteuning bij procesinrichting, door het verlenen van consultancy over het optimaal gebruiken van NXT en TRE. Zoals: het gebruik van Memberships, de inzet van een Event of hoe gaan we om met Campagnes en Appeals. Maar denk ook aan data analyse, en reporting. 

De opdracht zal tot begin 2022 duren, met optie tot verlenging. 

Back to top